檔案遠程服務利用系統(tǒng)，覆蓋高校及企事業(yè)單位各種業(yè)務辦理需求。

系統(tǒng)采用業(yè)務自定義配置模式，可根據(jù)不同單位的實際業(yè)務需求，數(shù)字檔案等情況靈活配置業(yè)務類型，如：成績翻譯業(yè)務、檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務、學歷學位證明業(yè)務等。既能滿足當前的業(yè)務需要，同時也能支撐后續(xù)的業(yè)務擴展等因素。避免了由于業(yè)務類型增加而導致系統(tǒng)需要二次開發(fā)帶來的不便。

多種業(yè)務辦理方式，滿足不同業(yè)務實際要求。系統(tǒng)針對各類業(yè)務提供在線辦理、寄送辦理以及預約到館辦理三種業(yè)務辦理方式?？芍苯釉诰€反饋業(yè)務辦理結(jié)果，也可向用戶提供寄送辦理所需的運單號、收件等信息，還可以通過線上預約到館現(xiàn)場辦理。完全符合當前各檔案館實際辦理模式。 外包紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作雖普遍，但其涉及的安全問題必須高度重視。山東公司數(shù)字檔案

    數(shù)字檔案室的安全體系需要構(gòu)建其應用系統(tǒng)的三員管理模式，也就是要清晰界定系統(tǒng)管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔負的職責，并且切實依據(jù)該制度執(zhí)行到位。與此同時，要依據(jù)三員管理模式，給數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)規(guī)劃、落實完備的用戶權(quán)限分配與管控功能，以此確保數(shù)字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外，數(shù)字檔案室的應用系統(tǒng)得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要，還可按需配備防火墻、用戶認證、數(shù)字簽名、移動存儲介質(zhì)管理軟件、業(yè)務審計軟件等用于安全管理的工具，以此維護系統(tǒng)安全，守護數(shù)字檔案資源。 山東公司數(shù)字檔案通過數(shù)字平臺了解學校發(fā)展歷程，增強文化認同感，通過虛擬展覽重現(xiàn)歷史場景，數(shù)字檔案庫查詢學術資料。

云展管理系統(tǒng)具備生成電子書的功能。當下，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實際使用上，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書都有了長足進步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開分析與處理，只需簡單操作，就能一鍵生成電子書。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息，使得電子書目錄與實體書目錄對接，實體書的排版、格式也能被原樣復制。利用手機、終端顯示屏展示時，互動效果良好，閱讀體驗得以優(yōu)化，頁面展示也更加美觀。云展管理系統(tǒng)還有售后團隊提供支持。他們會通過遠程線上協(xié)助或者到現(xiàn)場指導這兩種方式，幫助用戶熟悉產(chǎn)品使用方法，開展相關培訓，讓用戶在使用產(chǎn)品時遇到的問題能及時得到解決，使用起來更加順暢。

    數(shù)字檔案室里，聲像類電子文件的歸檔范圍，需參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）第四章，或是同級檔案行政管理單位的具體規(guī)定來操作。所收集、歸檔的聲像類電子文件，得經(jīng)過仔細挑選與系統(tǒng)整理，要能夠系統(tǒng)、客觀地記錄下本單位的關鍵職能活動，像歷次活動的主要內(nèi)容、**人物、重點場景等，都要如實反映。按照客觀實際編輯而成的錄、音、錄像類電子文件，符合條件的可以收集、歸檔。聲像類電子檔案必須主題突出，影像畫面與語音都得清晰，人物形象要端正。照片類電子檔案要以TIFF、JPEG格式存儲，其可交換圖像文件（EXIF）信息要完整保留，像素數(shù)不能低于300萬；重要或珍貴的錄、音類電子檔案用WAV格式保存，其余的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的需求和偏好，提供個性化的服務支持和解決方案，提升用戶的滿意度。

    數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)堪稱檔案管理的得力助手。它擁有靈活多樣的接收采集手段，無論是在線實時對接，還是離線事后處理，都能自動或半自動地運作，將源自不同系統(tǒng)、不同場景，且已經(jīng)過初步整理的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)精細收入囊中。不僅如此，系統(tǒng)會對歸檔電子文件進行嚴謹?shù)怯?，利用計算機文件名、元數(shù)據(jù)這些關鍵信息作為“索引”，緊密串聯(lián)起電子文件與元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)與精細調(diào)用。就文書類電子文件而言，其接收采集流程更是有條不紊。一方面，對于辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)源源不斷產(chǎn)出的文書類電子文件及其元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能自動感應、接收并完成登記；另一方面，它還能主動出擊，收集單位各職能部門的非公文類電子文件，按照類別、事由有序存儲電子文件及其組件，切實確保同一事由下的往來文件及其組件不缺失、彼此緊密關聯(lián)，為檔案的長期管理與利用筑牢根基。 合格數(shù)據(jù)需依數(shù)字化工作方案及時移交，并完成相應的交接手續(xù)。山東公司數(shù)字檔案

高級檢索則提供更詳細的檢索條件，如時間范圍、文件類型、責任人等，幫助用戶更精確地定位所需檔案。山東公司數(shù)字檔案

    樣板檔案室構(gòu)建是個復雜的系統(tǒng)性工程，涵蓋檔案管理制度的搭建、數(shù)字檔案資源的積累、基礎設施的打造以及應用系統(tǒng)的創(chuàng)立，這需要單位里的檔案科室、信息化科室、業(yè)務科室以及保密科室攜手參與落實。一方面，要做到單位實體檔案管理的規(guī)范化，也就是制定規(guī)章制度，劃定實體檔案分類、明確歸檔范疇與保管時長，規(guī)定各類檔案對應的責任人、審批人，為檔案基礎資源的累積筑牢根基；另一方面，得完成現(xiàn)存實體檔案的收集、統(tǒng)一整理以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化；此外，還要達成新增檔案的網(wǎng)上立卷流程、借助辦公自動化系統(tǒng)（OA）實現(xiàn)在線歸檔、網(wǎng)上審核、歸檔入庫、后續(xù)管理以及查詢利用，達成紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的雙套制模式，以此推動樣板檔案室穩(wěn)步建成。 山東公司數(shù)字檔案